Privacybeleid

1. Introductie en Toepassingsgebied

CarPalma ("wij", "ons", "onze") is een autoverhuurdienst actief in Palma de Mallorca, Spanje. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen wanneer u onze website carpalma.com gebruikt, een reservering maakt of contact opneemt met onze klantenservice.

Dit beleid geldt voor iedereen die onze website bezoekt, een aanvraag indient, een voertuig reserveert of met ons communiceert via e-mail, telefoon of andere kanalen. Het omvat alle diensten van CarPalma, inclusief onze borgvrije autoverhuur, luchthavenservice op Palma de Mallorca Airport (PMI), hotelbezorging in de stad en langetermijnverhuur.

Wij zetten ons in om volledig te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - Verordening (EU) 2016/679 - zoals geïmplementeerd in de Spaanse wet via Ley Organica 3/2018 de Proteccion de Datos Personales y garantia de los derechos digitales (LOPDGDD). Dit document vormt onze wettelijk verplichte privacyverklaring volgens artikel 13 en 14 van de AVG.

2. Verantwoordelijke voor Gegevensverwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

• Bedrijfsnaam: CarPalma
• Adres: Palma de Mallorca, Spanje
• E-mail: info@carpalma.com
• Telefoon: +34 684 757 493

Heeft u vragen over hoe wij met uw gegevens omgaan, of wilt u uw rechten uitoefenen onder de toepasselijke privacywetgeving? Neem dan gerust contact met ons op via bovenstaande gegevens.

3. Welke Gegevens Verzamelen Wij

Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze autoverhuurservice te leveren en de veiligheid en kwaliteit daarvan te waarborgen. De categorieën gegevens die wij kunnen verzamelen zijn onder andere:

3.1 Identiteit en Contactgegevens

Wanneer u een reservering maakt of contact met ons opneemt, verzamelen wij uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, woon- of factuuradres, nationaliteit en geboortedatum indien nodig voor verzekering of leeftijdscontrole.

3.2 Rijbewijs en Reisdocumenten

Om te voldoen aan verzekeringsvoorschriften en de Spaanse verkeerswet, verzamelen wij uw rijbewijsnummer, uitgifteplaats en vervaldatum. Voor rijbewijzen buiten de EU kunnen wij ook een kopie van uw paspoort of identiteitskaart opvragen. Deze documenten worden bij de overdracht van het voertuig gecontroleerd en niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan.

3.3 Reserverings- en Verhuurgegevens

Wij registreren details van uw voertuigreservering, zoals huurdata, ophaal- en inleverlocaties in Palma de Mallorca, voertuigcategorie, gekozen extra’s (zoals kinderzitjes, GPS, extra bestuurder) en eventuele speciale verzoeken bij de boeking.

3.4 Betalingsinformatie

CarPalma slaat geen betaalkaartgegevens op en verwerkt deze ook niet zelf. Alle betalingen verlopen via externe, PCI-DSS-gecertificeerde betaalpartners. Wij ontvangen alleen een bevestigingsreferentie en, indien van toepassing, de laatste vier cijfers van de gebruikte kaart voor audit- en geschiloplossingsdoeleinden. Omdat wij geen borg vragen, plaatsen wij geen pre-autorisaties op uw kaart bij reservering.

3.5 Browsing- en Technische Gegevens

Wanneer u carpalma.com bezoekt, verzamelen wij automatisch technische gegevens zoals uw IP-adres, browsertype en -versie, apparaattype, besturingssysteem, verwijzende URL’s, bezochte pagina’s en sessieduur. Deze gegevens worden geanonimiseerd en geaggregeerd gebruikt om onze website te verbeteren.

3.6 Locatiegegevens

Indien u onze website op een mobiel apparaat gebruikt en locatie-toestemming geeft, kunnen wij uw geschatte locatie gebruiken om relevante ophaalpunten in Palma de Mallorca te tonen. Wij volgen uw exacte locatie tijdens de huurperiode niet via onze website.

3.7 Communicatiegegevens

Wij bewaren correspondentie die u via e-mail of ons contactformulier naar ons stuurt, inclusief de inhoud en eventuele bijlagen. Telefonische gesprekken met onze klantenservice op +34 684 757 493 kunnen worden opgenomen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden; u wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

4. Hoe Wij Uw Persoonsgegevens Gebruiken

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 van de AVG:

4.1 Uitvoering van een Overeenkomst (Artikel 6(1)(b))

De belangrijkste reden voor verwerking is het uitvoeren van uw autoverhuurreservering. Dit omvat het bevestigen van uw boeking, het regelen van de voertuigoverdracht op de luchthaven of bij uw hotel, het verwerken van wijzigingen of annuleringen, en het afhandelen van incidenten zoals schade of pechhulp.

4.2 Wettelijke Verplichting (Artikel 6(1)(c))

Spaanse verkeers- en verzekeringswetten verplichten ons om de identiteit van bestuurders te verifiëren en bepaalde verhuurgegevens te bewaren. Ook bewaren wij financiële gegevens om te voldoen aan fiscale verplichtingen volgens de Ley General Tributaria.

4.3 Gerechtvaardigde Belangen (Artikel 6(1)(f))

Wij gebruiken technische browsegegevens om de veiligheid en werking van onze website te waarborgen, fraude te detecteren en de boekingservaring te verbeteren. We kunnen eerdere klanten ook direct benaderen met servicegerelateerde berichten als wij een gerechtvaardigd belang hebben en dit niet in strijd is met uw rechten.

4.4 Toestemming (Artikel 6(1)(a))

Als u zich heeft aangemeld voor marketingcommunicatie, zoals promoties, seizoensaanbiedingen of nieuwsbrieven, verwerken wij uw e-mailadres op basis van uw toestemming. U kunt deze toestemming altijd intrekken via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen via info@carpalma.com.

5. Delen van Gegevens met Derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens alleen in de volgende beperkte en gecontroleerde situaties:

5.1 Betaalverwerkers

Uw betalingsgegevens worden veilig verwerkt door onze geautoriseerde betaalpartners die onafhankelijk opereren onder hun eigen PCI-DSS-compliance en privacybeleid.

5.2 Verzekeraars

Wij delen relevante bestuurder- en reserveringsgegevens met onze verzekeringspartners om de gehuurde voertuigen te dekken. Dit omvat uw naam, rijbewijsgegevens en huurdata, zoals nodig voor dekking.

5.3 Boekings- en Technologiepartners

Onze online boekings- en reserveringssystemen worden geleverd door derde partijen die als verwerkers optreden onder schriftelijke verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 van de AVG.

5.4 Juridische en Toezichthoudende Instanties

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan Spaanse opsporingsdiensten, rechtbanken, de Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD) of andere bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of om onze rechten te beschermen.

5.5 Internationale Overdrachten

Als onze dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, voordat persoonsgegevens worden overgedragen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de Spaanse of EU-wetgeving een langere bewaartermijn voorschrijft. Onze standaard bewaartermijnen zijn:

• Boekings- en verhuurgegevens: 5 jaar na afloop van de huurperiode, conform Spaanse civiele en fiscale verplichtingen.
• Financiële transacties: 6 jaar vanaf transactiedatum, volgens Spaanse belastingregels.
• Kopieën van identiteits- en rijbewijspapieren: Verwijderd binnen 30 dagen na het einde van de huur, tenzij een lopende verzekeringsclaim of juridische procedure bewaartermijn vereist.
• Marketinggegevens: Bewaard tot u toestemming intrekt of verwijdering aanvraagt, afhankelijk van wat het eerst gebeurt.
• Technische en browsegegevens: Anoniem opgeslagen tot 13 maanden voor analyse.
• Klantenservicecorrespondentie: 2 jaar vanaf laatste contactmoment, tenzij gerelateerd aan een lopende claim.

7. Uw Rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u volgens de AVG en de Spaanse privacywetgeving de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt deze kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@carpalma.com:

7.1 Recht op Toegang (Artikel 15)

U heeft het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken en informatie over de verwerking.

7.2 Recht op Rectificatie (Artikel 16)

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken deze zonder onredelijke vertraging te laten corrigeren.

7.3 Recht op Verwijdering (Artikel 17)

U kunt verzoeken uw persoonsgegevens te wissen wanneer deze niet langer nodig zijn, u toestemming intrekt, of bezwaar maakt tegen verwerking zonder dwingende redenen. Dit recht is onderhevig aan onze wettelijke bewaarplichten zoals beschreven in sectie 6.

7.4 Recht op Gegevensoverdraagbaarheid (Artikel 20)

Indien de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd is, heeft u het recht uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

7.5 Recht van Bezwaar (Artikel 21)

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing of op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Wij stoppen dan met verwerking tenzij wij dwingende legitieme gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen.

7.6 Recht op Beperking van Verwerking (Artikel 18)

In bepaalde situaties kunt u verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld tijdens een geschil over de juistheid of een bezwaarprocedure.

7.7 Recht om Klacht in te dienen

Als u meent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder in Spanje: Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD), Calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid. Meer informatie vindt u op www.aepd.es.

Wij reageren binnen één kalendermaand op geldige verzoeken. In uitzonderlijke gevallen met complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; u wordt hiervan op de hoogte gebracht.

8. Beveiliging van Gegevens

CarPalma neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:

• TLS/SSL-versleuteling voor alle gegevensoverdracht via onze website en boekingssystemen.
• Toegangsbeperkingen binnen ons team op basis van het need-to-know principe.
• Regelmatige beveiligingsaudits en kwetsbaarheidstests van onze webinfrastructuur.
• Veilige vernietiging van fysieke documenten met persoonsgegevens.
• Training van medewerkers over privacyverplichtingen en veilige omgang met gegevens.

Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur aan de AEPD conform artikel 33 van de AVG. Bij een hoog risico informeren wij u bovendien direct zonder onnodige vertraging.

9. Cookies en Trackingtechnologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om de boekingsfunctionaliteit te waarborgen, verkeerspatronen te analyseren en, indien u toestemming geeft, relevante advertenties te tonen. Een volledig overzicht van gebruikte cookies, hun doel en hoe u uw voorkeuren kunt beheren vindt u in ons Cookiebeleid.

10. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in onze diensten, wetgeving of verwerkingspraktijken weer te geven. De actuele versie staat altijd op carpalma.com/privacy_policy met de vermelde ingangsdatum. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te controleren.

Door onze website of diensten te blijven gebruiken na publicatie van een bijgewerkt beleid, erkent u de wijzigingen.

Ingangsdatum: 1 januari 2025

11. Contact over Privacy

Heeft u vragen, zorgen of verzoeken over dit privacybeleid of de persoonsgegevens die CarPalma van u verwerkt? Neem dan contact op met ons team via onderstaande gegevens. Wij streven ernaar binnen 10 werkdagen te reageren.

• E-mail: info@carpalma.com
• Telefoon: +34 684 757 493
• Adres: Palma de Mallorca, Spanje
• Contactformulier: carpalma.com/get_in_touch