Tietosuojaseloste

1. Johdanto ja soveltamisala

CarPalma ("me", "meitä", "meidän") on autonvuokrauspalvelu, joka toimii Palmassa, Mallorcalla, Espanjassa. Tämä tietosuojaseloste selittää, miten keräämme, käsittelemme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi käyttäessäsi verkkosivustoamme carpalma.com, tehdessäsi varauksen tai ollessasi yhteydessä asiakaspalveluumme.

Tämä käytäntö koskee kaikkia henkilöitä, jotka vierailevat sivustollamme, lähettävät tiedustelun, varaavat ajoneuvon tai kommunikoivat kanssamme sähköpostitse, puhelimitse tai muulla tavalla. Se kattaa kaikki CarPalman tarjoamat palvelut, mukaan lukien vakuudeton autonvuokraus, noutopalvelu Palma de Mallorcan lentokentältä (PMI), hotellitoimitukset ympäri kaupunkia sekä pitkäaikaiset vuokrausjärjestelyt.

Sitoumuksemme on noudattaa täysin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) - asetusta (EU) 2016/679 - joka on Espanjassa toimeenpantu henkilötietojen suojasta ja digitaalisten oikeuksien turvaamisesta annetulla organisaatiolailla 3/2018 (LOPDGDD). Tämä asiakirja toimii lain edellyttämänä tietosuojailmoituksena GDPR:n artiklojen 13 ja 14 mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on:

• Yrityksen nimi: CarPalma
• Osoite: Palma de Mallorca, Espanja
• Sähköposti: info@carpalma.com
• Puhelin: +34 684 757 493

Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä tai haluat käyttää oikeuksiasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, ota meihin yhteyttä yllä olevilla tiedoilla.

3. Keräämämme tiedot

Keräämme vain ne henkilötiedot, jotka ovat tarpeen autonvuokrauspalveluidemme tarjoamiseksi ja palveluiden turvallisuuden sekä laadun ylläpitämiseksi. Kerättävien tietojen kategoriat ovat:

3.1 Henkilöllisyys- ja yhteystiedot

Kun teet varauksen tai otat meihin yhteyttä, keräämme koko nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, kotiosoitteesi tai laskutusosoitteesi, kansalaisuutesi sekä syntymäaikasi vakuutuksen tai ikätarkistuksen vuoksi.

3.2 Ajokortti ja matkustusasiakirjat

Vakuutusmääräysten ja Espanjan liikennelainsäädännön noudattamiseksi keräämme ajokorttisi numeron, myöntömaan ja voimassaoloajan. EU:n ulkopuolisilta ajokortinhaltijoilta saatamme pyytää myös passin tai kansallisen henkilötodistuksen kopiota. Nämä tiedot kerätään auton luovutuksen yhteydessä, eikä niitä säilytetä lain edellyttämää säilytysaikaa pidempään.

3.3 Varaus- ja vuokraustiedot

Kirjaamme ajoneuvovarauksesi tiedot, kuten vuokra-ajat, nouto- ja palautuspaikat Palmassa, ajoneuvokategorian, valitut lisävarusteet (esim. turvaistuimet, GPS-navigaattori tai lisäkuljettajan vakuutus) sekä varauksen yhteydessä ilmoitetut erityistoiveet.

3.4 Maksutiedot

CarPalma ei tallenna tai käsittele maksukorttitietoja suoraan. Kaikki maksut hoidetaan PCI-DSS -standardin mukaisia kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoajien kautta. Saamme vain vahvistusviitteen ja tarvittaessa kortin viimeiset neljä numeroa tarkastuksia ja mahdollisia riitatilanteita varten. Koska emme vaadi ennakkomaksua, emme tee kortillesi varaushetkellä ennakkovarausta.

3.5 Selaus- ja tekniset tiedot

Kun vierailet carpalma.com-sivustolla, keräämme automaattisesti teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteesi, selaimen tyypin ja version, laitteen tyypin, käyttöjärjestelmän, viittaavat URL-osoitteet, katsotut sivut ja istunnon keston. Näitä tietoja käytetään yhteenvedettyinä ja anonymisoituina verkkosivuston suorituskyvyn ja käyttökokemuksen parantamiseen.

3.6 Sijaintitiedot

Jos käytät sivustoamme mobiililaitteella ja annat sijaintiluvat, voimme käyttää likimääräistä sijaintitietoa näyttääksemme sinulle lähellä olevat noutopisteet Palmassa. Emme seuraa tarkkaa sijaintiasi vuokrauksen aikana verkkosivustomme kautta.

3.7 Viestintätiedot

Säilytämme sähköpostitse tai yhteydenottolomakkeen kautta lähettämäsi kirjalliset viestit, mukaan lukien viestien sisällön ja liitteet. Asiakaspalvelunumeroomme +34 684 757 493 soitetut puhelut voidaan tallentaa koulutus- ja laadunvarmistustarkoituksiin, ja sinua informoidaan tallennuksesta ennen puhelun aloittamista.

4. Henkilötietojesi käyttö

Käsittelemme henkilötietojasi yhden tai useamman seuraavista laillisista perusteista GDPR:n artiklan 6 mukaisesti:

4.1 Sopimuksen täytäntöönpano (artikla 6(1)(b))

Päätarkoituksemme on hoitaa autonvuokrausvarauksesi. Tämä sisältää varauksesi vahvistamisen, ajoneuvon luovutuksen järjestämisen Palma de Mallorcan lentokentällä tai hotellissasi, mahdollisten muutosten tai peruutusten käsittelyn sekä vahinko- tai tiepalvelutapausten hoidon.

4.2 Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c))

Espanjan liikennesäännökset ja vakuutuslainsäädäntö edellyttävät kuljettajan henkilöllisyyden varmistamista ja tiettyjen vuokraustietojen säilyttämistä. Säilytämme myös taloudelliset tiedot Espanjan verolainsäädännön mukaisesti.

4.3 Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f))

Käsittelemme teknisiä selaustietoja verkkosivustomme turvallisuuden ja toimivuuden ylläpitämiseksi, petosten havaitsemiseksi sekä varausprosessin parantamiseksi tuleville asiakkaille. Saatamme myös ottaa yhteyttä aiempiin asiakkaisiin suorilla palveluviesteillä, mikäli meillä on oikeutettu etu ja se ei loukkaa oikeuksiasi tai etujasi.

4.4 Suostumus (artikla 6(1)(a))

Jos olet antanut suostumuksesi markkinointiviestien vastaanottamiseen – kuten tarjouksiin, sesonkialennuksiin Palmassa tai uutiskirjeisiin – käsittelemme sähköpostiosoitettasi tätä tarkoitusta varten. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa klikkaamalla sähköpostin lopussa olevaa peruutuslinkkiä tai ottamalla yhteyttä info@carpalma.com.

5. Tietojen jakaminen kolmansien osapuolten kanssa

Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Jaamme tietojasi vain seuraavissa rajoitetuissa ja valvotuissa tilanteissa:

5.1 Maksunvälittäjät

Maksutietosi käsitellään turvallisesti valtuutettujen maksupalvelukumppaneidemme kautta, jotka toimivat itsenäisesti omien PCI-DSS -vaatimustensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

5.2 Vakuutusyhtiöt

Jaamme kuljettaja- ja varauskohtaiset tiedot vakuutuskumppaneidemme kanssa, jotta vuokraamamme autot saadaan vakuutettua. Tämä sisältää nimesi, ajokorttitietosi ja vuokrausajat, kuten vakuutuksen kattavuuden varmistamiseksi vaaditaan.

5.3 Varaus- ja teknologia-alustat

Verkkovarausalustamme ja varausjärjestelmämme toimittaa kolmannen osapuolen teknologiakumppani. Nämä toimivat tietojenkäsittelijöinä kirjallisten sopimusten perusteella GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.

5.4 Viranomaiset

Voimme luovuttaa henkilötietoja Espanjan poliisille, tuomioistuimille, Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD) -viranomaiselle tai muille toimivaltaisille tahoille, mikäli laki niin edellyttää tai oikeuksiemme suojaamiseksi on tarpeen.

5.5 Kansainväliset siirrot

Jos palveluntarjoajamme sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella, varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet, ennen henkilötietojen siirtoa.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämistarkoitusten toteuttamiseksi, ellei Espanjan tai EU:n lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa. Tavalliset säilytysajat ovat:

• Varaus- ja vuokraustiedot: 5 vuotta vuokrauskauden päättymisestä, Espanjan siviili- ja verovelvoitteiden mukaisesti.
• Taloudelliset tapahtumat: 6 vuotta tapahtumapäivästä verolainsäädännön mukaan.
• Henkilöllisyys- ja ajokorttikopiot: Poistetaan 30 päivän kuluessa vuokrauksen päättymisestä, ellei aktiivinen vakuutus- tai oikeudellinen riita vaadi säilytystä.
• Markkinointiviestintä: Säilytetään kunnes peruutat suostumuksesi tai pyydät tietojen poistamista.
• Tekniset ja selaustiedot: Säilytetään anonymisoituna enintään 13 kuukautta analytiikkaa varten.
• Asiakaspalvelun viestit: Säilytetään 2 vuotta viimeisestä viestinnästä, ellei kyse ole käynnissä olevasta asiasta.

7. Oikeutesi GDPR:n mukaan

Rekisteröitynä henkilönä sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi suhteen GDPR:n ja Espanjan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit käyttää näitä oikeuksia maksutta ottamalla yhteyttä info@carpalma.com:

7.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15)

Sinulla on oikeus pyytää kopio sinusta kerätyistä henkilötiedoista sekä tietoa niiden käsittelystä.

7.2 Oikeus tietojen oikaisuun (artikla 16)

Jos henkilötiedoissasi on virheitä tai puutteita, voit pyytää niiden korjaamista ilman aiheetonta viivytystä.

7.3 Oikeus tietojen poistamiseen (artikla 17)

Voit pyytää tietojesi poistamista, jos niitä ei enää tarvita, olet perunut suostumuksesi tai vastustat käsittelyä, eikä meillä ole päteviä syitä jatkaa säilytystä. Tämä oikeus on kuitenkin rajoitettu lakisääteisten säilytysvelvoitteidemme vuoksi (ks. kohta 6).

7.4 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, voit pyytää henkilötietosi koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

7.5 Oikeus vastustaa käsittelyä (artikla 21)

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai oikeutettuun etuumme perustuen. Lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole painavia oikeutettuja syitä, jotka menevät etujesi edelle.

7.6 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Tietyissä tilanteissa voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tietojen oikeellisuutta kiistettäessä tai vastustuksen käsittelyn ajaksi.

7.7 Oikeus tehdä valitus

Jos koet, että tietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen Espanjan valvontaviranomaiselle Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD), osoite Calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid. Lisätietoja löytyy osoitteesta www.aepd.es.

Vastaamme kaikkiin päteviin pyyntöihin yhden kalenterikuukauden kuluessa. Poikkeustapauksissa, joissa pyyntö on monimutkainen tai niitä on useita, voimme jatkaa vastausaikaa kahdella kuukaudella ja ilmoitamme siitä sinulle.

8. Tietoturva

CarPalma käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojatakseen henkilötietosi luvattomalta käytöltä, vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, muuttamiselta, paljastamiselta tai tuhoutumiselta. Näihin toimiin kuuluvat:

• TLS/SSL-salaus kaikissa verkkosivuston ja varausjärjestelmän tiedonsiirroissa.
• Pääsynhallinta, joka rajoittaa henkilötietoihin pääsyn vain tarpeellisille henkilöille.
• Säännölliset turvallisuustarkastukset ja haavoittuvuustestaukset verkkoinfrastruktuurille.
• Turvalliset hävitysmenettelyt fyysisille asiakirjoille, jotka sisältävät henkilötietoja.
• Henkilöstön koulutus tietosuojavelvoitteista ja turvallisista tietokäsittelykäytännöistä.

Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti vaarantaa oikeuksiasi ja vapauksiasi, ilmoitamme siitä AEPD:lle 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta GDPR:n artiklan 33 mukaisesti. Jos riski on korkea, ilmoitamme myös sinulle viipymättä.

9. Evästeet ja seuranta

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia seuranta­tekniikoita varausjärjestelmän toimivuuden varmistamiseksi, liikenteen analysoimiseksi ja, mikäli olet antanut suostumuksesi, kohdennetun mainonnan näyttämiseksi. Tarkemmat tiedot evästeistämme, niiden käyttötarkoituksista ja asetusten hallinnasta löydät Evästekäytännöstämme.

10. Tietosuojaselosteen päivitykset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta säännöllisesti palveluidemme, sovellettavan lain tai tietojenkäsittelykäytäntöjen muuttuessa. Ajantasainen versio löytyy aina osoitteesta carpalma.com/privacy_policy, ja siinä on ilmoitettu voimaantulopäivä. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme aktiivisille asiakkaille sähköpostitse. Suosittelemme tutustumaan selosteeseen säännöllisesti.

Jatkamalla sivustomme tai palveluidemme käyttöä päivitetyn selosteen julkaisun jälkeen hyväksyt muutokset.

Voimaantulopäivä: 1. tammikuuta 2025

11. Yhteystiedot tietosuojaan liittyen

Jos sinulla on kysyttävää, huolia tai pyyntöjä tähän tietosuojaselosteeseen tai CarPalman hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen, ota yhteyttä tiimiimme alla olevilla tiedoilla. Pyrimme vastaamaan kaikkiin tietosuojaa koskeviin tiedusteluihin 10 työpäivän kuluessa.

• Sähköposti: info@carpalma.com
• Puhelin: +34 684 757 493
• Osoite: Palma de Mallorca, Espanja
• Yhteydenottolomake: carpalma.com/get_in_touch