Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie i zakres

CarPalma („my”, „nas”, „nasz”) to firma świadcząca usługi wynajmu samochodów w Palma de Mallorca, Hiszpania. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy, przechowujemy i chronimy Twoje dane osobowe podczas korzystania z naszej strony carpalma.com, dokonywania rezerwacji lub kontaktu z naszym działem obsługi klienta.

Polityka ta dotyczy wszystkich osób odwiedzających naszą stronę, składających zapytania, rezerwujących pojazd lub komunikujących się z nami za pomocą e-maila, telefonu lub innych kanałów. Obejmuje wszystkie usługi CarPalma, w tym wynajem samochodów bez kaucji, odbiór z lotniska Palma de Mallorca (PMI), dostawę do hotelu na terenie miasta oraz długoterminowe umowy najmu.

Zobowiązujemy się do pełnej zgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) – Rozporządzenie (UE) 2016/679 – wdrożonym w Hiszpanii na mocy Ley Organica 3/2018 de Proteccion de Datos Personales y garantia de los derechos digitales (LOPDGDD). Niniejszy dokument stanowi wymagane prawem zawiadomienie o ochronie danych zgodnie z artykułami 13 i 14 RODO.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

• Nazwa firmy: CarPalma
• Adres: Palma de Mallorca, Hiszpania
• E-mail: info@carpalma.com
• Telefon: +34 684 757 493

W razie pytań dotyczących przetwarzania danych lub chęci skorzystania z przysługujących Ci praw, prosimy o kontakt pod powyższymi danymi.

3. Jakie dane zbieramy

Zbieramy wyłącznie dane osobowe niezbędne do świadczenia usług wynajmu samochodów oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa i jakości. Kategorie zbieranych danych obejmują:

3.1 Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Podczas rezerwacji lub kontaktu zbieramy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub rozliczeniowy, obywatelstwo oraz datę urodzenia, jeśli jest to wymagane do celów ubezpieczeniowych lub weryfikacji wieku.

3.2 Prawo jazdy i dokumenty podróży

Zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi i hiszpańskim prawem drogowym zbieramy numer prawa jazdy, kraj wydania oraz datę ważności. W przypadku kierowców spoza UE możemy poprosić o kopię paszportu lub dowodu osobistego. Dokumenty te są zbierane podczas przekazania pojazdu i nie są przechowywane dłużej niż wymaga tego prawo.

3.3 Dane rezerwacji i najmu

Zapisujemy szczegóły Twojej rezerwacji, takie jak daty wynajmu, miejsca odbioru i zwrotu w Palma de Mallorca, kategoria pojazdu, wybrane opcje dodatkowe (np. fotelik dziecięcy, nawigacja GPS, dodatkowy kierowca) oraz wszelkie specjalne życzenia zgłoszone podczas rezerwacji.

3.4 Informacje o płatnościach

CarPalma nie przechowuje ani nie przetwarza danych kart płatniczych bezpośrednio. Wszystkie transakcje finansowe obsługiwane są przez zewnętrznych, zgodnych z PCI-DSS dostawców usług płatniczych. Otrzymujemy jedynie potwierdzenie transakcji oraz, jeśli dotyczy, ostatnie cztery cyfry karty do celów audytu i rozstrzygania sporów. Model rezerwacji bez kaucji oznacza, że nie blokujemy środków na karcie w momencie rezerwacji.

3.5 Dane techniczne i dotyczące przeglądania

Podczas odwiedzin carpalma.com automatycznie zbieramy dane techniczne, takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, rodzaj urządzenia, system operacyjny, adresy odsyłające, odwiedzane strony oraz czas trwania sesji. Dane te są wykorzystywane w formie zbiorczej i anonimowej do poprawy działania strony i doświadczenia użytkownika.

3.6 Dane lokalizacyjne

Jeśli korzystasz z naszej strony na urządzeniu mobilnym i wyrazisz zgodę na udostępnienie lokalizacji, możemy wykorzystać przybliżone dane geolokalizacyjne, aby pokazać najbliższe punkty odbioru w Palma de Mallorca. Nie śledzimy jednak dokładnej lokalizacji podczas trwania wynajmu za pośrednictwem strony.

3.7 Dane komunikacyjne

Przechowujemy zapisy korespondencji pisemnej przesłanej do nas e-mailem lub przez formularz kontaktowy, w tym treść wiadomości i załączniki. Rozmowy telefoniczne na numer +34 684 757 493 mogą być nagrywane w celach szkoleniowych i kontroli jakości, o czym zostaniesz poinformowany przed rozpoczęciem nagrywania.

4. W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie jednej lub kilku z poniższych podstaw prawnych określonych w artykule 6 RODO:

4.1 Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)

Głównym celem przetwarzania jest realizacja Twojej rezerwacji wynajmu samochodu. Obejmuje to potwierdzenie rezerwacji, organizację przekazania pojazdu na lotnisku Palma de Mallorca lub wskazanym hotelu, obsługę zmian i anulacji oraz rozpatrywanie zdarzeń takich jak uszkodzenia pojazdu czy zgłoszenia pomocy drogowej.

4.2 Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c)

Hiszpańskie przepisy drogowe i ubezpieczeniowe nakładają na nas obowiązek weryfikacji tożsamości kierowcy oraz prowadzenia określonych rejestrów najmu. Przechowujemy także dokumentację finansową zgodnie z hiszpańskimi przepisami podatkowymi (Ley General Tributaria).

4.3 Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f)

Przetwarzamy dane techniczne dotyczące przeglądania, aby zapewnić bezpieczeństwo i funkcjonalność naszej strony, wykrywać oszustwa oraz usprawniać proces rezerwacji dla przyszłych klientów. Możemy również kontaktować się z poprzednimi klientami z bezpośrednimi informacjami dotyczącymi usług, jeśli mamy uzasadniony interes i nie narusza to Twoich praw.

4.4 Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a)

Jeśli wyraziłeś zgodę na otrzymywanie materiałów marketingowych – w tym ofert promocyjnych, sezonowych rabatów na wynajem w Palma de Mallorca czy newsletterów – przetwarzamy Twój adres e-mail w tym celu na podstawie Twojej dobrowolnej zgody. Możesz ją w każdej chwili wycofać, klikając link rezygnacji w każdej wiadomości marketingowej lub kontaktując się z nami pod adresem info@carpalma.com.

5. Udostępnianie danych osobowych podmiotom trzecim

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych żadnym podmiotom trzecim. Udostępniamy je wyłącznie w następujących, ściśle kontrolowanych sytuacjach:

5.1 Dostawcy usług płatniczych

Twoje dane płatnicze są przetwarzane bezpiecznie przez naszych autoryzowanych partnerów obsługujących płatności, którzy działają niezależnie w ramach własnych programów zgodności PCI-DSS i polityk prywatności.

5.2 Dostawcy ubezpieczeń

Udostępniamy niezbędne dane kierowcy i rezerwacji naszym partnerom ubezpieczeniowym, aby zapewnić ochronę pojazdów wynajmowanych przez CarPalma. Obejmuje to imię i nazwisko, dane prawa jazdy oraz daty wynajmu, niezbędne do potwierdzenia ochrony ubezpieczeniowej.

5.3 Integratorzy systemów rezerwacyjnych i technologicznych

Platforma rezerwacyjna oraz systemy zarządzania rezerwacjami są dostarczane przez zewnętrznych partnerów technologicznych, którzy działają jako podmioty przetwarzające dane na naszą rzecz na podstawie pisemnych umów zgodnych z art. 28 RODO.

5.4 Organy prawne i regulacyjne

Możemy ujawniać dane osobowe hiszpańskim organom ścigania, sądom, Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD) lub innym właściwym organom, gdy wymaga tego prawo lub gdy jest to konieczne do ochrony naszych praw lub zapobieżenia bezpośredniemu zagrożeniu.

5.5 Transfery międzynarodowe

Jeśli nasi dostawcy usług znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zanim dojdzie do przekazania danych osobowych.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane, chyba że prawo hiszpańskie lub unijne wymaga dłuższego okresu przechowywania. Standardowe okresy przechowywania to:

• Dokumentacja rezerwacji i najmu: 5 lat od zakończenia okresu najmu, zgodnie z hiszpańskimi przepisami cywilnymi i podatkowymi.
• Dokumenty finansowe: 6 lat od daty transakcji, zgodnie z hiszpańskimi przepisami podatkowymi.
• Kopie dokumentów tożsamości i prawa jazdy: Usuwane w ciągu 30 dni od zakończenia najmu, chyba że trwa aktywne roszczenie ubezpieczeniowe lub spór prawny.
• Dane do komunikacji marketingowej: Przechowywane do momentu wycofania zgody lub żądania usunięcia, w zależności co nastąpi wcześniej.
• Logi techniczne i przeglądania: Przechowywane w formie anonimowej do 13 miesięcy w celach analitycznych.
• Korespondencja z obsługą klienta: Przechowywana przez 2 lata od ostatniej komunikacji, chyba że dotyczy to trwającego roszczenia.

7. Twoje prawa na mocy RODO

Jako osoba, której dane dotyczą, masz następujące prawa w zakresie swoich danych osobowych. Możesz je realizować bezpłatnie, kontaktując się z nami pod adresem info@carpalma.com:

7.1 Prawo dostępu (art. 15)

Masz prawo uzyskać kopię swoich danych osobowych oraz informacje o sposobie ich przetwarzania.

7.2 Prawo do sprostowania (art. 16)

Jeśli Twoje dane są nieścisłe lub niekompletne, możesz zażądać ich niezwłocznej korekty.

7.3 Prawo do usunięcia (art. 17)

Możesz zażądać usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, wycofałeś zgodę lub sprzeciwiasz się przetwarzaniu, o ile nie istnieją nadrzędne podstawy prawne do ich dalszego przetwarzania. Prawo to podlega naszym obowiązkom przechowywania opisanym w punkcie 6.

7.4 Prawo do przenoszenia danych (art. 20)

Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się automatycznie, masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazać je innemu administratorowi.

7.5 Prawo do sprzeciwu (art. 21)

Masz prawo w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego lub opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy nadrzędne podstawy prawne.

7.6 Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18)

W określonych sytuacjach możesz zażądać ograniczenia przetwarzania, np. podczas kwestionowania dokładności danych lub rozpatrywania sprzeciwu.

7.7 Prawo do złożenia skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza prawo, możesz złożyć skargę do hiszpańskiego organu nadzorczego: Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD), Calle Jorge Juan 6, 28001 Madryt. Więcej informacji znajdziesz na www.aepd.es.

Na wszystkie ważne zgłoszenia odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego. W wyjątkowych przypadkach, przy złożonych lub licznych wnioskach, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy.

8. Bezpieczeństwo danych

CarPalma stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieautoryzowanym dostępem, przypadkową utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Należą do nich:

• Szyfrowanie TLS/SSL dla wszystkich danych przesyłanych przez naszą stronę i systemy rezerwacji.
• Kontrola dostępu ograniczająca wewnętrzny dostęp do danych wyłącznie do osób potrzebujących ich do pracy.
• Regularne audyty bezpieczeństwa i testy podatności infrastruktury webowej.
• Bezpieczne procedury utylizacji dokumentów papierowych zawierających dane osobowe.
• Szkolenia personelu dotyczące ochrony danych i bezpiecznego ich przetwarzania.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może stanowić ryzyko dla Twoich praw i wolności, powiadomimy AEPD w ciągu 72 godzin od wykrycia incydentu, zgodnie z art. 33 RODO. Jeśli ryzyko jest wysokie, poinformujemy Cię również niezwłocznie.

9. Pliki cookie i technologie śledzące

Nasza strona korzysta z plików cookie i podobnych technologii, aby zapewnić prawidłowe działanie platformy rezerwacyjnej, analizować ruch oraz, za Twoją zgodą, wyświetlać odpowiednie reklamy. Szczegółowe informacje o używanych plikach cookie, ich celach oraz sposobach zarządzania nimi znajdziesz w naszej Polityce dotyczącej plików cookie.

10. Aktualizacje Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlić zmiany w naszych usługach, przepisach prawa lub praktykach przetwarzania danych. Aktualna wersja zawsze będzie dostępna na carpalma.com/privacy_policy z podaną datą wejścia w życie. W przypadku istotnych zmian powiadomimy aktywnych klientów e-mailem. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z polityką.

Korzystanie z naszej strony lub usług po opublikowaniu zaktualizowanej polityki oznacza akceptację zmian.

Data wejścia w życie: 1 stycznia 2025

11. Kontakt w sprawach prywatności

W razie pytań, wątpliwości lub próśb dotyczących Polityki Prywatności lub danych osobowych przetwarzanych przez CarPalma, prosimy o kontakt z naszym zespołem. Staramy się odpowiadać na wszystkie zapytania związane z prywatnością w ciągu 10 dni roboczych.

• E-mail: info@carpalma.com
• Telefon: +34 684 757 493
• Adres: Palma de Mallorca, Hiszpania
• Formularz kontaktowy: carpalma.com/get_in_touch